Genomföra

Var noggrann med att skriva upp den arbetstid som görs i projektet – inklusive den ideella arbetstiden som också ska redovisas vid slutredovisning.

Egenföretagare kan ha med Eget arbete i projekt vilket rapporteras i blanketten Projektdagbok.

Alla stödberättigade utgifter som uppkommer i projektet ska redovisas vid ansökan om utbetalning så spara kvitton och fakturor i god ordning.

Spara också dokument som deltagarlistor vid exempelvis konferenser och om du bjuder på fika eller lunch i projektet.

Underlätta arbetet med rapporteringen av ideell tid genom att skriva ner era timmar löpande under hela projekttiden. Ni får tillgodoräkna er tid från dagen då er ansökan kom in via Mina sidor på Jordbruksverkets webbsida.

Det är helt okej att skapa egna listor i exempelvis Excel. Det viktiga är att det framgår vem som har gjort något, när det är gjort och vad som har gjorts. Listorna behöver även innehålla kontaktuppgifter, exempelvis telefonnummer, till dem som har bidragit med ideellt arbete.

Vi kommer att följa upp den ideella tiden genom att en sammanställning ska mailas till din kontakt på leaderkontoret vid slutredovisningen.

Spara alla fakturor!

Förutom fakturakopior behöver ni även betalningsbevis där det framgår att betalningarna gått igenom. Ett betalningsbevis kan ni ladda ner från internetbanken. På betalningsbeviset ska följande framgå för att det ska vara giltigt:

• Betalningsdatum
• Betalt belopp
• Avsändare (vilket konto pengarna dragits ifrån)
• Mottagare (att betalningen gått till samma plusgiro-, bankgiro eller kontonummer som står på fakturan)
• Att betalningen är genomförd. (Med ett historiskt datum, så att vi med säkerhet vet att betalningen gått igenom.) “Omgående betalning” anses inte vara en genomförd betalning.

Så snart ni har fått beslutet från Jordbruksverket kan ni söka förskott på stödet, det gäller alla sökande förutom kommuner och myndigheter.

I beslutet kan ni se hur mycket stöd ni kan få från Jordbruksverket, projektstödsdelen. Det är den summan som ligger till grund för vad ni kan få i förskott. Ni kan ansöka om upp till 50% av projektstödsdelen i förskott, dock högst 250 000 kronor.

Kom ihåg att redovisa utgifter även för förskottet, det är en del av ert beviljade stöd. Redovisar gör ni i samband med ansökan om del- och slututbetalning.

Ni ansöker om förskott via Mina sidor på Jordbruksverkets webbsida.

Ni kan ansöka om delutbetalning så snart ni har fått ert beslut och har betalat utgifter för projektet. Gör gärna en ansökan om delutbetalning inom några månader efter beslut och därefter löpande under hela projekttiden.

Ni ansöker om delutbetalning via e-tjänsten på Jordbruksverkets webbsida. När ni ansöker om delutbetalning ska ni ladda upp fakturakopior och betalningsbevis för de utgifter ni tar upp i ansökan. Betalningsbevis är ett utdrag från banken som visar att fakturan är betald. På betalningsbeviset ska det synas att det är ni (organisationen) som betalat kostnaden samt att mottagande konto är samma som på fakturan.

På Jordbruksverkets webbsida kan ni läsa en guide om hur e-tjänsten fungerar och se en instruktionsfilm om hur en ansökan om utbetalning går till.

Alla utgifter som tillhör projektet ska särredovisas i organisationens bokföring. Det kan ni göra med ett eget kostnadsställe, egen resultatenhet eller unikt konto. 

Vid redovisning ska ni kunna visa ett utdrag från bokföringen för projektets kostnader som visar att ni särredovisat.

När ni har genomfört aktiviteterna i projektet är det dags för slutredovisning. Er ansökan om slututbetalning ska ha skickats in via e-tjänsten innan projektets slutdatumet. Slutdatumet hittar ni i det formella beslutet från Jordbruksverket. Ha koll på slutdatumet då ni riskerar avdrag, på det beviljade stödet, om ansökan skickats in för sent. Men i god tid innan slutdatumet bör ni ha varit i kontakt med oss på kontoret för en avstämning.

Förutom att redovisa de kostnader som ni tidigare inte tagit upp i en ansökan om delutbetalning ska ni vid slutredovisning berätta mer om hela projektets resultat. Vi på kontoret går tillsammans med er de frågor ni ska besvara, innan ni skickar ni ansökan till Jordbruksverket.

Om ni av någon anledning inte hinner slutföra eller redovisa projektet i tid behöver ni kontakta oss på kontoret för att ansöka om förlängning. En ansökan om förlängning behöver göras innan projektets ursprungliga slutdatum.